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現場審核與審核記錄常見問題及改進建議
發布時間:2016-5-13 點擊2349
廣義的現場是指組織所涉及的活動場所、認證產品范圍,即組織的會議室、車間、各部門的辦公室以及組織認證產品范圍的過程等活動場所,均屬于組織的現場。審核組到達組織后,通常進入會議室召開見面會,會議結束,有些審核組的審核員就留在會議室或分散到相關部門或部門辦公室進行審核,雖然審核員到達了組織的現場,但只是現場辦公室審核。究其原因,一是審核員攜帶筆記本電腦行動不便,二是辦公室存放的客觀證據便于收集,這種審核稱之為“現場辦公室審核”。

  現場審核是按照標準條款的要求對涉及的全部活動的所有相關場所、過程和工序,以及涉及的人、機、料、法、環、檢各有關活動過程進行的審核。這應該是行進中的審核,如對某組織的噴油工藝的審核,涉及對噴漆儲存(庫房)、調油工藝(調油房)、噴漆流程(工人工位)、廢油水、廢氣排放處理系統(水處理池、廢氣處理房)、廢水、廢氣排放(排放口)等運行過程的活動場所的審核,就必須要按工藝流程的順序進行審核,審核員的審核是動態的,以便掌握噴油工藝全過程的運行控制和管理情況,在辦公室收集資料的現場審核達不到所要審核的深度要求。

  近年來,由于科技進步,筆記本電腦作為審核員現場審核記錄的工具,大大地方便了審核員較快地完成現場審核記錄,但有些審核現場也給審核員攜帶筆記本電腦帶來了很多不便,如上文所述,行進中對動態的噴油工藝流程、各工序作業等過程的管理與控制狀況進行審核記錄是不現實的。另外,使用筆記本電腦進行審核記錄也助長了“現場辦公室審核”的情況,使得許多審核員懶于深入現場實際去掌握第一手審核資料,因而也就不能給組織帶來增值審核,審核機構的威信與作用受到削弱。

  對于審核員在現場審核中采用手工記錄的方法,優點是可以在行進中審核,但是由于手工慢、費力,加之有時由于組織的規模、審核類型、產品等因素的影響導致審核記錄量增加,在時間短、任務多的情況下,審核員來不及對組織體系過程、特別是產品實現關鍵過程環節進行認真審核,而把大部分時間花在翻閱文件、抄寫記錄文件或收集客觀證據的手工記錄上,對審核員來說,為完成審核要求而記錄,雖然十分忙碌和勞累,但不能保證充足的時間很好地與組織進行交流、溝通和提供增值服務。

  為防止現場審核演變為“現場辦公室審核”,同時減輕審核員負擔,從記錄中解放出來,筆者建議:一是采用統一的審核檢查表,以打“√”“×”為主,以補充必要的少量文字描述為輔的記錄格式,在此基礎上不斷完善審核記錄。二是認證機構根據不同產品、類型以及組織的規模分別制定統一的審核檢查表和列出檢查要求和收集組織客觀證據的內容,前部分為統一(分不同產品、類型以及規模的統一格式)的檢查表,后部分為留空的手工補充記錄。

  綜上所述,由于使用筆記本電腦或手工作為審核記錄的手段都存在不利的因素,改變現場審核記錄的方法,給審核員留出充分時間仔細審核關鍵環節和并與組織溝通,把主要時間花在審核而不是記錄上,有利于審核增值和樹立認證機構的威信,使雙方在認證審核中都能受益。
                          來源:《中國認證認可》雜志

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